Buntu apabila berjumpa dengan klien? Lidah terkelu seribu bahasa untuk memulakan perbualan? Kehabisan idea ketika rancak berborak?
Itu semua masalah biasa yang berlaku bila mana kita tidak buat persediaan awal sebelum berjumpa dengan klien. Dalam masa yang sama, kita sendiri tidak menyediakan diri untuk mendepani klien tersebut.
Sebenarnya, tidak susah untuk atasi masalah tersebut dengan menggunapakai formula asas dalam berkomunikasi.
Formula asas berkomunikasi? Ya! Jom kita bincangkan.
Formula Asas Komunikasi Hebat!
Pertama : Siapa?
Sebelum sesi pertemuan, ambil tahu terlebih dahulu siapakah klien tersebut secara umum. Sebagai contoh latar belakang, pangkat gelaran atau hobi dan minatnya. Dalam erti kata lain, kenali klien anda.
Asas-asas pengetahuan mengenai klien ini amatlah membantu terutama sekali dalam membina rapo yang baik antara satu sama lain.
Kedua : Apa?
Rancang terlebih dahulu apakah tujuan utama untuk bertemu dengan klien. Bermakna, kita perlu merancang dengan baik struktur perbualan ketika pertemuan.
Ini bertujuan agar pertemuan dengan klien bukanlah suatu pertemuan yang tidak memberikan apa-apa impak terhadap kedua-dua pihak. Sebagai contoh :
- Apakah permulaan isi perbualan?;
- Apakah perkongsian utama yang hendak disampaikan?;
- Apakah permasalahan yang ada untuk diketengahkan?;
- Apakah punca kerisauan klien terhadap perniagaannya?; dan
- Apakah solusi kepada permasalahan yang timbul tersebut?
Kesemua persoalan di atas mampu mempengaruhi klien untuk mengikuti rentak perbualan kita, dan seterusnya sudah pasti dapat menguasai corak pemikiran mereka.
Ketiga : Kenapa?
Persoalan ringkas. Kenapa klien perlu menggunakan perkhidmatan kita? Kenapa pertemuan tersebut amat bermakna untuk kehidupan klien? Kenapa kita hadir untuk membantu?
Wujudkan satu situasi 'kenapa' bagi membina kepercayaan antara dua pihak. Kenapa dan kenapa dan kenapa.
Keempat : Bagaimana?
Setiap satu rancangan pertemuan, perlu ada solusi pada penghujungnya. Ini bertujuan agar sesi pertemuan antara dua pihak menemui jalan penyelesaian bagi persoalan-persoalan atau permasalahan yang timbul.
Bagaimana langkah seterusnya untuk atasi masalah klien? Bagaimana produk/perkhidmatan ini mampu membantu klien? Bagaimana caranya untuk kita memudahkan klien?
Ini adalah antara persoalan yang harus diselesaikan apabila sesi pertemuan telah sampai ke penghujungnya.
Ingat! Jangan sesekali biarkan pertemuan dengan klien tersebut habis tanpa ada sebarang penyelesaian. Kata mudahnya, jangan biarkan tergantung!
Kelima : Bila dan Dimana?
Tetapkan pertemuan bersama klien pada tarikh, waktu dan lokasi yang sesuai mengikut win win situation antara dua pihak.
Jangan memaksa!
Percayalah. Apabila klien merasakan senang hati bermula daripada awal pertemuan, maka pengakhiran juga akan menjadi senang. Begitulah juga sebaliknya.
Ringkas bukan? Hanya menggunakan Formula Asas Komunikasi Hebat! ini, kita pasti dapat menguasai komunikasi dengan baik apabila mendepani klien.Kita dapat mengenali klien, tahu keperluan dan kehendak mereka, seterusnya berjaya menyelesaikan permasalahan yang ada.Mudah bukan untuk berjumpa klien?